Bandung.merdeka.com - Perkembangan dunia di bidang teknologi menyebabkan berbagai kemajuan ke arah digital. Hal ini dapat dilihat dari semakin banyaknya perusahaan yang memanfaatkan kemudahan digital dalam melakukan kegiatan bisnis. Salah satu alat digital yang mampu mempermudah kerja suatu perusahaan adalah aplikasi karyawan untuk mengelola proses kehadiran.

Hal itu dikatakan oleh Naufal Fikri Pratama sebagai Electrical Engineer dari PT. Xeno Surya, mengenal aplikasi pengelola kehadiran karyawan dan kelebihannya.

"Aplikasi pengelola kehadiran karyawan adalah sistem yang mampu mencatat waktu atau jam kehadiran dari karyawan suatu perusahaan yang dapat diakses melalui website atau juga aplikasi smartphone dengan koneksi internet," kata Naufal dalam keterangan persnya.

Menrutnya kehadiran atau absensi yang dilakukan dengan aplikasi berbeda dengan absensi yang dilakukan secara manual. Kelebihan absensi dengan aplikasi atau absensi online adalah tidak membutuhkan media khusus seperti kertas dan buku, absensi dapat dilakukan langsung menggunakan komputer atau smartphone.

Selain itu absensi secara online juga memiliki memiliki beberapa kelebihan lain yang tentunya dapat mempermudah karyawan dalam mencatat kehadiran, diantaranya:

Ramah lingkungan dan hemat biaya

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, bahwa absensi online tidak membutuhkan media seperti kertas atau buku. Hal ini tentu saja tidak akan membuat perusahaan mengeluarkan biaya untuk terus membeli kertas sebagai media absensi yang pada akhirnya juga akan dibuang setelah digunakan.

Dengan aplikasi karyawan pengelola kehadiran berbasis online, perusahaan cukup mengeluarkan biaya untuk dapat memperoleh aplikasi. Ini membuat aplikasi absensi atau kehadiran online lebih efisien dan ramah lingkungan apabila dibandingkan dengan absensi biasa.

Dapat terintegrasi dengan kebutuhan HR

Keuntungan lain yang bisa diperoleh dari aplikasi karyawan pengelola absensi berbasis online adalah mampu menyimpan dan menyambungkan seluruh data secara otomatis.

Sebagai contoh, apabila suatu perusahaan memberi tunjangan bagi karyawan yang hadir di kantor, maka gaji yang diterima karyawan jika masuk setiap hari akan lebih besar dibandingkan dengan karyawan yang hanya sesekali masuk kantor, data tunjangan ini akan secara otomatis terhitung di dalam aplikasi absensi berbasis online.

Meminimalisir kemungkinan penipuan atau kecurangan

Dalam aplikasi absensi karyawan berbasis online sangat kecil kemungkinan untuk dapat melakukan penipuan atau kecurangan. Hal ini disebabkan karena setiap karyawan di suatu perusahaan yang menggunakan sistem absensi online pasti memiliki kredensial unik berbentuk nama pengguna dan kata sandi yang hanya diketahui pemilik kredensial tersebut.

Hal lain yang dapat semakin memperkecil peluang kecurangan dan ketidakjujuran ketika absensi yaitu adanya fitur GPS dan Teknologi untuk mengenali wajah (Facial Recognition) yang dimiliki beberapa sistem HR. Dengan kedua fitur tersebut pihak divisi HR dapat memeriksa secara langsung data yang tersimpan.

Melihat hal ini, Talenta by Mekari menghadirkan suatu aplikasi mobile yang dapat menjadi solusi bagi suatu perusahaan untuk dapat mengelola kehadiran karyawan, yaitu Attendance by Talenta. Kehadiran aplikasi ini diharapkan dapat menjadi solusi tepat bagi HR untuk dapat mengukur produktivitas karyawan.

Terdapat berbagai fitur menarik yang ada di aplikasi karyawan ini, diantaranya fitur check in dan check out dengan selfie serta pencatatan lokasi absensi dengan berbasis GPS. Dengan aplikasi ini, karyawan akan lebih mudah mencatat kehadirannya langsung melalui smartphone.

Pentingnya Aplikasi Karyawan Online pada Perusahaan

Dalam prakteknya seorang HRD perusahaan sering melakukan tugas seperti melakukan kalkulasi lembur, perhitungan pph 21, memperhitungkan cuti, menghitung gaji, mengurus asuransi karyawan, mempersiapkan THR, hingga meringkas daftar kehadiran karyawan.

Tugas-tugas HRD tersebut kebanyakan memiliki sifat administratif yang sebenarnya sangat banyak menyita waktu. Ditambah lagi apabila harus melayani permintaan dan pertanyaan dari karyawan.

Berbagai tugas tersebut tentu saja dapat lebih terbantu apabila perusahaan menggunakan sebuah sistem yang mampu menjalankan berbagai tugas HRD tersebut. Maka dari itulah, penting bagi perusahaan untuk menggunakan sebuah aplikasi karyawan berbasis online.

Selain hal tersebut, berikut beberapa alasan penting penggunaan aplikasi online karyawan bagi perusahaan.

Membuat pekerjaan karyawan menjadi lebih efektif

Apabila semua pekerjaan masih dikerjakan secara manual oleh tenaga manusia, maka pekerjaan tersebut tidak akan berjalan efektif. Cara ini tentu saja dapat memakan banyak waktu dan membutuhkan ketelitian yang tinggi ketika mengerjakan setiap proyeknya.

Setiap karyawan dapat mengerjakan pekerjaan secara bersamaan dan mendapatkan hasil yang lebih akurat dengan kehadiran sistem yang terpasang di dalam aplikasi. Sehingga waktu yang diperlukan untuk dapat menyelesaikan pekerjaan pun dapat lebih cepat dan efisien. Hal ini dapat membuat perusahaan dapat berkembang dengan cepat.

Dapat memantau kinerja dari setiap karyawan

Kinerja seorang karyawan selama masa periode kerja tentu saja harus selalu dipantau, hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah terjadi suatu penurunan atau peningkatan. Pemantauan ini akan sulit dilakukan apabila secara manual, namun apabila menggunakan bantuan aplikasi, akan dapat lebih mudah mengecek kinerja karyawan secara menyeluruh.

Menjadi acuan pembuatan keputusan yang tepat

Pembuatan keputusan tentu saja harus berdasar pada data yang sesuai. Oleh karena itu, aplikasi karyawan dapat Membantu sebuah perusahaan, manajer, atau bahkan karyawan itu sendiri dalam membuat sebuah keputusan secara tepat.

Hal ini dapat dilakukan misalnya ketika perusahaan akan mengadakan promosi jabatan, maka pihak HRD dapat langsung melihat tingkatan kinerja seluruh karyawan melalui aplikasi. Atau ketika HRD ingin menentukan suatu program pelatihan apa yang cocok dan tepat bagi karyawan.

Memudahkan pembuatan laporan

Dengan berbagai kecanggihan sistem dan fitur dalam mengerjakan tugas, aplikasi online karyawan ini juga dapat mempermudah manajemen dalam melakukan tugas pembuatan laporan secara lengkap, yang juga mempermudah karyawan karena hanya perlu memasukkan data yang dibutuhkan dengan cepat. Sehingga pembuatan laporan akan lebih akurat dan efisien.

Data kehadiran atau absensi real time

Pada waktu karyawan mencatatkan kehadiran mereka ke dalam sebuah kertas, data tersebut tentu saja tidak bisa langsung masuk ke dalam sistem. Akibatnya, data kehadiran bisa dimanipulasi oleh pihak tertentu.

Lain halnya apabila menggunakan aplikasi karyawan berbasis online, sebab data kehadiran yang masuk dapat langsung terlihat oleh pihak HRD secara real time, sehingga akan mengurangi tingkat manipulasi yang dapat dilakukan pihak lain.

Mengikuti kemajuan teknologi

Seiring berkembangnya teknologi di dunia ini, semakin banyak perusahaan yang mulai mengaplikasikan teknologi pengelolaan karyawan dan memperlancar kegiatan kerja melalui penggunaan aplikasi pengelola karyawan.

Dengan memanfaatkan aplikasi ini, karyawan serta manajemen perusahaan bisa mengakses pekerjaan mereka secara lebih mudah dengan melalui komputer atau juga smartphone. Kemudahan ini tentu saja dapat membuat segala pekerjaan terasa lebih efisien. Sebab, karyawan dapat mengerjakan tugasnya dengan lebih akurat dan tertata.

Bingung mencari aplikasi karyawan yang bagus? Anda dapat menggunakan software Attendance dari Talenta by Mekari yang memberikan banyak kemudahan bagi perusahaan dalam mengelola jadwal karyawan (roster shift). Selain itu aplikasi ini juga dilengkapi fitur untuk laporan rekap kehadiran seluruh karyawan yang bebas resiko salah perhitungan.