Tips simpan arsip agar tidak mudah rusak

Bandung.merdeka.com - Pemerintah Kota Bandung memiliki Depo Arsip yang dikelola oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung. Depo tersebut telah menyimpan lebih dari 22.000 dokumen. Bahkan, ada pula dokumen yang tercatat tahun 1815.

"Dokumen itu adalah ijin pendirian bangunan saat masih pemerintahan kolonial Belanda," ujar Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung Nia Kusniatin kepada wartawan beberapa waktu laluÂ

Depo Arsip juga menyimpan berbagai dokumen sejarah Kota Bandung. Mulai dari foto, film, hingga catatan-catatan penting. Semuanya masih tersimpan rapi dan dirawat dengan baik.

Saat ini, Depo Arsip juga menyimpan dokumen-dokumen salinan akta kelahiran, akta jual beli, dan ijin mendirikan bangunan dari tahun 1970.

"Jadi kalau warga ada akta kelahiran yang hilang, misalnya, itu bisa minta ke kami dengan membawa surat rekomendasi dari lembaga penerbit suratnya," kata Nia.

Warga yang membutuhkan salinan akta kelahiran bisa meminta rekomendasi dari Dinas Pencatatan Sipil. Demikian pula dengan Ijin Mendirikan Bangunan bisa meminta rekomendasi dari Dinas Tata Ruang.

Agar bisa mengarsipkan dokumen dengan baik, Nia mengimbau kepada masyarakat agar memperlakukan dokumen dengan benar. Selama ini, warga menyimpan dokumen dengan salah, yaitu dengan dilaminating.

"Biasanya warga melaminasi dokumen biar awet. Padahal secara teknis itu salah. Kalau nanti mau dicek keasliannya, misalnya ijazah, ketika harus dibuka laminasinya, dokumen malah rusak," ucapnya.

Ia lalu menjelaskan teknis mudah untuk menyimpan dokumen penting, yaitu dengan enkapsulasi. Teknik ini menggunakan bahan Rigid PVC Film yang bisa didapatkan warga dengan mudah di toko alat tulis.

Dokumen yang akan disimpan tinggal dilapisi Rigid PVC Film itu bagian atas dan bawah dan direkatkan dengan selotif di kedua sisinya.

"Cara itu jauh lebih aman ketimbang dilaminating," pungkasnya.