Bandung.merdeka.com - Aplikasi absensi karyawan online merupakan salah satu dari sekian banyak teknologi masa kini yang terus berkembang. Hal ini terbukti kian jelas dari banyaknya perusahaan yang memanfaatkan aplikasi semacam ini untuk memudahkan kegiatan bisnisnya.

Pada dasarnya, aplikasi absensi karyawan online merupakan sistem yang berfungsi untuk mencatat jam kehadiran setiap karyawan suatu perusahaan. Namun, aplikasi ini berjalan melalui website atau aplikasi smartphone dengan bantuan jaringan internet yang stabil.

"Biasanya, karyawan perusahaan terkait cukup memasukkan username dan password pada aplikasi tersebut untuk melakukan absensi kehadiran," kata Luthfi Zulkifli sebagai Human Resource dalam keterangan tertulisnya.

Kelebihan aplikasi absensi karyawan online. Berikut ini ada beberapa kelebihan pada aplikasi absensi karyawan online yang perlu diketahui, di antaranya:

Menghemat biaya dan ramah lingkungan

Seperti yang diketahui, metode absensi manual sangat tergantung pada medium lain, salah satunya adalah kertas. Tentu saja, hal ini membuat perusahaan harus mengeluarkan biaya lebih banyak demi mendapatkan kertas. Padahal, kertas tersebut akan dibuang setelah digunakan.

Berbeda dengan aplikasi berbasis online, perusahaan Anda sudah tidak perlu repot mengeluarkan biaya pengadaan kertas. Anda hanya perlu mengeluarkan biaya untuk mendapatkan aplikasi tersebut.

Sebab, sistem absensi online bisa digunakan melalui komputer ataupun smartphone tiap karyawan. Jelas, hal ini menjadikan aplikasi absensi online dianggap jauh lebih ramah lingkungan dibandingkan absensi manual.

Meminimalkan risiko terjadinya penipuan

Salah satu keunggulan aplikasi absensi online adalah meminimalkan tindak kecurangan ataupun penipuan. Pasalnya, setiap karyawan perusahaan memiliki kode unik berupa username serta password yang berbeda.

Bukan itu saja, hampir semua aplikasi absensi semacam ini dilengkapi fitur GPS dan face recognition atau teknologi pengenalan wajah. Alhasil, fitur ini mampu memperkecil peluang kecurangan saat perekaman data kehadiran dilakukan oleh karyawan terkait.

Aplikasi absensi karyawan online terintegrasi dengan berbagai kebutuhan HR
Siapa sangka, salah satu keunggulan terbesar dari aplikasi ini adalah setiap data yang dihimpun, secara otomatis memengaruhi data-data lainnya.

Misalnya, apabila perusahaan Anda membagikan tunjangan harian untuk karyawan yang hadir di kantor, otomatis gaji yang mereka terima berbeda dengan karyawan yang hanya masuk sesekali. Bahkan, penghitungan tersebut bisa dilakukan secara otomatis melalui aplikasi absensi berbasis online.

Kekurangan aplikasi absensi karyawan online

Jika dilihat secara seksama, aplikasi absensi online memiliki banyak kelebihan dibandingkan absensi manual. Kendati demikian, aplikasi ini juga tetap memiliki beberapa kekurangan yang patut Anda ketahui sebagai bahan pertimbangan terbaik. Berikut di antaranya:

Aplikasi absensi online sangat tergantung dengan kualitas perangkat
Tahukah Anda, merekam kehadiran menggunakan aplikasi semacam ini ternyata sangat tergantung dengan kualitas perangkat yang dimiliki oleh tiap karyawan.

"Jika komputer atau smartphone karyawan tersebut tidak bisa berfungsi optimal, maka kemungkinan besar akan terjadi banyak kendala saat mereka hendak merekam kehadiran di setiap harinya," ujarnya.

Minimal, kamera dan fitur pelacakan lokasi yang terdapat pada smartphone karyawan tersebut bisa bekerja dengan baik. Apalagi jika perusahaan Anda menggunakan aplikasi absensi yang membutuhkan perekaman data berupa swafoto dilengkapi data waktu dan lokasi secara real-time.

Terkendala jaringan internet yang buruk

Persis seperti namanya, aplikasi absensi ini harus online atau membutuhkan jaringan internet yang stabil supaya bisa bekerja sebagaimana mestinya. Apabila karyawan Anda sedang berada di lokasi yang memiliki jaringan internet buruk, bisa dipastikan mereka akan sulit merekam data kehadiran yang diminta.

Berbagai fitur utama yang ditawarkan aplikasi absensi karyawan online
Di era serba canggih seperti saat ini, peran aplikasi dalam membantu kehidupan setiap manusia bisa dikatakan sangat penting. Begitu juga dengan aplikasi absensi karyawan online.

Selain membantu perusahaan mencatat data kehadiran, aplikasi yang sama menawarkan banyak fitur lain untuk membantu perusahaan lebih berkembang. Di antaranya sebagai berikut:

Perekaman data absensi bisa dilakukan kapan dan di mana saja

Salah satu keutamaan absensi online adalah karyawan bisa melakukan perekaman data absensi di mana dan kapan saja sesuai kebutuhan. Setiap karyawan yang bekerja di dalam ataupun di luar kantor bisa melakukan perekaman data kehadiran menggunakan data yang terjamin akurasinya.

"Asalkan karyawan terhubung dengan internet melalui berbagai perangkat yang dimiliki seperti smartphone sehingga tidak harus repot melakukan absensi," kata Luthfi.

Absensi online merekam lokasi pengguna secara otomatis

Ketika karyawan melakukan absensi melalui aplikasi online, maka secara otomatis aplikasi tersebut akan memberikan lokasi secara akurat menggunakan GPS. Fitur ini juga bisa dijadikan konfirmasi paling tepat ketika karyawan bersangkutan berada di luar kantor. Dengan demikian, segala tindakan kecurangan ataupun penipuan oknum tak bertanggung jawab bisa diminimalisasi.

Aplikasi absensi online mampu menetapkan dan mengumumkan jam kerja secara otomatis

Fitur tak kalah menarik yang tersedia pada aplikasi absensi karyawan berbasis online adalah kemampuan untuk mengatur jam kerja setiap karyawan sesuai kebijakan perusahaan. Bahkan, aplikasi tersebut akan mengumumkan kepada seluruh karyawan sehingga mereka bisa mengetahui jam kerja dengan detail.

Penghitungan gaji lebih cepat dengan data valid

Pada dasarnya, kata Luthfi penggunaan sistem absensi online sangat memudahkan tugas HRD dan bagian keuangan dalam penghitungan gaji karyawan sekaligus mengambil data absensi secara valid. Di dalam penghitungan tersebut juga menyajikan data ketidakhadiran, keterlambatan, cuti yang tidak dibayar atau variabel lain yang bisa memengaruhi nominal upah. Dengan demikian, setiap karyawan bisa menerima upah sesuai jam kerja masing-masing.

Foto diri setiap karyawan sebagai bukti kehadiran

Supaya terhindar dari segala kerugian akibat tindak kecurangan ataupun penipuan karyawan terhadap perusahaan, beberapa aplikasi absensi karyawan online menawarkan fitur foto diri. Artinya, setiap hendak melakukan absensi, karyawan tersebut akan diminta untuk memotret diri menggunakan perangkat pribadi.

Dengan begitu, karyawan tidak bisa seenaknya bolos dari pekerjaan. Pasalnya, foto yang telah diunggah ke dalam sistem absensi online bisa dijadikan bukti bahwa karyawan tersebut tidak benar-bear berada di tempat yang telah ditentukan saat bertugas.

Catatan khusus yang dibuat untuk menambahkan keterangan di setiap data kehadiran karyawan

Tak sedikit karyawan yang datang terlambat di setiap harinya. Biasanya, keterlambatan seperti ini sangat mungkin terjadi karena berbagai faktor. Mulai dari kendaraan mogok, ban bocor, terjebak macet, dan lain sebagainya.

"Nah, beberapa aplikasi absensi online yang mengusung teknologi terkini biasanya memberi catatan khusus yang wajib diisi oleh karyawan saat hadir terlambat di kantor," ujar Luthfi.

Dengan demikian, pihak perusahaan bisa menilai apakah alasan tersebut bisa dijadikan bahan pertimbangan untuk mengurangi atau tidak mengurangi upah sedikit pun.

Perlu diketahui, setiap aplikasi absensi karyawan online dibuat untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola data absensi sumber daya manusia di dalamnya. Jadi jangan heran jika aplikasi ini selalu terintegrasi atau dibuat lengkap dengan beberapa aplikasi pengelolaan sistem manajemen lainnya. Dengan demikian, setiap data yang tersaji bisa disinkronkan dengan kebutuhan perusahaan di setiap kegiatan operasionalnya.

Aplikasi absensi karyawan online dengan fitur terbaik

Setelah tahu tentang apa itu aplikasi absensi online beserta seluruh kelebihan, kekurangan, dan fitur yang ditawarkan, bisa jadi semakin penasaran untuk mencobanya, bukan? Jika memang benar seperti, di bawah ini ada rekomendasi lima aplikasi terbaik.

Talenta by Mekari

Sebagai salah satu penyedia software HRIS berbasis cloud terkemuka, Talenta by Mekari turut merilis fitur Attendance yang diharapkan jadi solusi terbaik perusahaan ketika melakukan kegiatan work from home. Pasalnya, Talenta by Mekari melengkapi aplikasi ini dengan fitur cukup mumpuni, seperti selfie check-in and out dan juga pencatatan lokasi secara real-time cukup berbekal smartphone pribadi.
Bukan itu saja, Anda sebagai pemilik perusahaan juga bisa mengelola absensi sekaligus memantau jam kerja setiap karyawan. Demi mendapatkan akses berkualitas ini, karyawan bisa langsung mengunduh aplikasi secara mandiri tanpa persyaratan apapun.

Kemudahan lain yang diberikan oleh aplikasi Attendance dari Talenta by Mekari ini adalah fitur pengelolaan roster shift. Dengan demikian, pengaturan jadwal karyawan jadi lebih terstruktur dan terhindar dari risiko understaffing.

"Menariknya lagi, Talenta by Mekari mampu memberi laporan rekapitulasi data absensi karyawan secara cepat dan akurat. Dengan begitu, perusahaan bisa menghitung total pemberian gaji secara transparan sekaligus melakukan penilaian evaluasi atas efektivitas jam kerja," imbuhnya.

CKZ Time Clock

Pilihan aplikasi absensi berbasis online yang bisa dicoba adalah CKZ Time Clock. Secara garis besar, aplikasi ini berfungsi untuk melacak waktu atau yang dikenal sebagai time tracker sehingga bisa juga dimanfaatkan untuk alat merekam data kehadiran karyawan.

Menariknya, aplikasi ini memiliki fitur lain seperti payroll hingga pemantauan lokasi karyawan secara real-time sehingga CKZ Time Clock pantas dijadikan opsi aplikasi absensi online rekomendasi.

Clockify

Seperti halnya CKZ Time Clock, aplikasi bernama Clockify ini juga bisa digunakan untuk melacak waktu atau time tracker bagi setiap karyawan suatu perusahaan. Bukan itu saja, Clockify juga menawarkan kemudahan dalam pengaturan jam kerja.

Nantinya, waktu yang dilacak tersebut disatukan dalam sebuah data berupa timesheet. Kemudian, Clockify akan menyajikan data tersebut berupa laporan guna menilai apakah waktu yang digunakan setiap karyawan efektif atau tidak.

Time Clock by Homebase

Meski hanya menawarkan segelintir fitur, Time Clock by Homebase ini tetap bisa dijadikan aplikasi absensi online rekomendasi bagi perusahaan.

"Adapun beberapa fitur yang dimaksud di antaranya keakuratan data waktu dan kehadiran karyawan hingga pelacakan lokasi lebih dari sepuluh pengguna. Ada juga fitur penjadwalan jam kerja yang bisa disesuaikan hingga lebih dari sepuluh hari,"ujarnya.

TimeTrex

Bisa dikatakan, TimeTrex adalah sistem absensi online karyawan open source yang tidak berbatas pada pengguna maupun waktu. Menariknya lagi, TimeTrex bisa digunakan di beberapa perangkat seperti komputer berbasis Windows, Linux, maupun Mac.

Adapun fitur utama yang ditawarkan oleh TimeTrex seperti modul penjadwalan setiap karyawan di perusahaan, absensi termasuk saat lembur dan liburan, hingga gaji serta perhitungan pajak secara akurat.

Wi Fi Attendance

Aplikasi absensi karyawan online selanjutnya adalah Wi Fi Attendance yang bisa dikatakan paling sederhana. Sebab, aplikasi ini tidak memanfaatkan teknologi GPS maupun swafoto dari tiap pengguna untuk merekam data kehadiran.

Sesuai dengan namanya, Wi Fi Attendance sebenarnya menggunakan jaringan internet nirkabel atau Wi Fi untuk merekam sekaligus mengelola data absensi tiap karyawan.

Pentingnya memiliki aplikasi absensi karyawan online di perusahaan
Ketika Anda akhirnya telah mencapai titik ini, setidaknya ada sedikit pemahaman soal absensi online yang dimaksud di atas. Bisa juga Anda mendapat gambaran lebih jelas tentang topik terkait.

Namun, jika ternyata masih belum paham mengenai aplikasi satu ini dan segala hal yang melingkupinya, tak perlu khawatir. Sebab, di bagian ini akan mendapatkan rekap dari semua informasi yang telah dijelaskan di atas.

Aplikasi absensi karyawan online adalah suatu sistem yang biasa digunakan untuk merekam data kehadiran karyawan di suatu perusahaan melalui berbagai perangkat terkini. Sistem tersebut berjalan dengan memanfaatkan jaringan internet.

Jika dibandingkan dengan absensi secara manual, aplikasi absensi online jelas jauh lebih mudah dan hemat biaya. Tak seperti absensi manual yang membutuhkan media kertas untuk merekam data kehadiran tersebut sehingga perusahaan harus menyediakan biaya lebih.

Bisa dikatakan, aplikasi absensi karyawan online ini jauh lebih menguntungkan perusahaan secara keseluruhan. Bukan itu saja, fitur yang ditawarkan jelas sangat memudahkan pihak perusahaan maupun karyawan. Baik itu soal perekaman lokasi pengguna hingga perhitungan gaji secara cepat dan akurat sehingga beban kerja perusahaan sedikit lebih ringan.